Tout d’abord, un email, c’est quoi ?

Le mot « email » vient de l’anglais « electronic mail » qui signifie en français « courrier électronique ». C’est un message envoyé par voie informatique à travers l’adresse mail de l’expéditeur vers celle du destinataire. C’est l’exact équivalent moderne du courrier écrit envoyé par voie postale. En effet, le courriel permet d’envoyer des documents en plus du message principal et il est reçu dans une boîte-aux-lettres électronique. Cependant, il existe de nombreux avantages en faveur de l’email.

Quelles sont les différences notables entre le courrier électronique par rapport au courrier postal ?

 

Le courrier postal Le courrier électronique
  • L’envoi et la réception sont longs. Comptez au minimum un jour ouvré pour que votre destinataire reçoive votre lettre. Il en vaut de même pour une réponse par voie postale. Ce qui peut allonger considérablement le délai d’une correspondance par écrit.
  • Aussitôt envoyé, aussitôt reçu ! L’envoi et la réception sont instantanés.
  • La rédaction d’une lettre manuscrite est plus longue puisque considérée comme plus formelle. Il faut respecter une mise en page donnée, les formules de politesse et veiller à bien orthographier les mots.
  • Bien que l’email soit aussi un mode de communication écrit, il est moins formel qu’une lettre. Cela vous permet donc de gagner du temps lors de la rédaction. En effet, pour un courrier électronique, vous n’avez pas de forme précise à respecter (veillez tout de même à bien aérer votre texte, pour en faciliter la lecture). Vos possibles fautes d’orthographe sont détectées par le correcteur automatique.
  • Coût non négligeable : papier, enveloppe et timbre. Le prix du timbre augmente chaque année. Depuis le 1er janvier 2021, le timbre vert coûte 1,08€ (pour une lettre jusqu’à 20 grammes).
  • En principe, le courriel est gratuit. Techniquement, il faudrait lui ajouter les frais liés à votre connexion internet ou à votre forfait mobile. Néanmoins, cela serait un peu tiré par les cheveux car, de nos jours, tout le monde dispose d’un abonnement internet et/ou mobile.
  • Bien que vous puissiez joindre des documents supplémentaires à votre courrier, cela va faire augmenter le poids de votre lettre au moment de l’expédition et fera donc également augmenter le prix de son envoi.
  • Vous pouvez joindre des documents multimédias : documents, texte, image, son, vidéo, etc.
  • Si vous souhaitez envoyer un même courrier à plusieurs destinataires différents, vous devrez écrire plusieurs fois la même lettre. C’est une perte de temps énorme ! Si votre lettre ne contient pas d’éléments personnels (un prénom ou un nom de famille), vous pouvez effectuer des photocopies pour avoir plusieurs exemplaires de cette même lettre.
  • Vous pouvez envoyer un même mail à plus d’un destinataire à la fois en seulement quelques clics. Il vous suffit d’entrer plus d’une adresse électronique dans la barre destinée à inscrire l’adresse du destinataire. Si votre mail est personnalisé, faites un copier-coller et modifiez uniquement ces informations pour l’envoyer à une autre personne.

 

Comme vous pouvez le constater grâce à ce tableau comparatif, nous pouvons clairement remarquer que le courrier électronique offre plus d’avantages que d’inconvénients. Il convient surtout de mettre en lumière la principale qualité du courriel : sa rapidité. C’est en effet cet avantage capital qui va vous intéresser pour contacter le service client d’une entreprise.

Si la compagnie de transport que vous souhaitez joindre par téléphone ne dispose pas d’un numéro de téléphone pour contacter les équipes du service relation clientèle, le moyen le plus rapide après le téléphone reste l’email. Directement après avoir envoyé votre message électronique, celui-ci atterrira dans la boîte de réception de la messagerie du support d’assistance de la société. Un conseiller vous répondra dans les plus brefs délais.

Comment envoyer un mail à une société de service à la clientèle ?

Pour envoyer un mél au service clients d’une enseigne, vous devez connaître l’adresse électronique de contact de celle-ci. Pour trouver cette information essentielle, nous vous invitons à consulter les rubriques suivantes de notre site internet Suividecolis.com : « Entreprises » et « Assistance ».

Une fois l’adresse trouvée, il vous suffit de rédiger votre demande. Pour vous permettre de recevoir une réponse (ou une aide) rapide de la part d’un expert, nous vous conseillons vivement d’inclure le plus d’informations possibles dans votre courrier électronique. Mieux vaut donner trop de renseignements que d’en donner trop peu ! Nous vous recommandons d’inclure le maximum de données qui vont permettre de vous identifier : numéro de client, numéro de suivi de colis, etc. Sans cela, les équipes ne pourront vous aider et devront se rapprocher de vous par email pour vous demander de les leur fournir au plus vite.

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